Come gestire il tempo: 7 suggerimenti per gestirlo meglio

Tempo, tempo, tempo e ancora tempo. E’ l’unica risorsa che abbiamo tutti, ogni giorno nella stessa quantità, più di 24 ore non ci danno, ecco perchè è importante il modo in cui gestiamo il nostro tempo.

Ci sono persone infatti, che con lo stesso tempo a disposizione, riescono a fare di più, ottenendo dei risultati migliori.

In questo articolo, ho raccolto 7 suggerimenti frutto di informazioni apprese e messe in pratica, per gestire meglio il tempo, così da essere più produttivi, ed efficaci.

Ci sei? Dai partiamo!

L'immagine rappresenta un orologio che raffigura il tempo che non viene gestito e quindi è un pò sprecato.

1.Definisci le priorità

Per gestire il tempo in modo migliore, la prima cosa da fare, è definire le attività che hanno una priorità più alta rispetto alle altre e che devono essere quindi svolte prima.

Senza questo passaggio, ci muoveremmo a “casaccio”, perciò tieni a mente i tuoi obiettivi e domandati, quali sono quelle attività che ti avvicinano al tuo obiettivo?

Dopo di che, trova quelle attività più efficaci, ovvero quelle che ti portano più vicino ai tuoi obiettivi o quelle che devono essere risolte prima delle altre, per un motivo logico o temporale.

Esempi definire le priorità

Un’esempio banale del logico temporale, può essere il caso in cui devi saper ripetere un concetto, ma prima di arrivarci dovrai, trovarlo, leggerlo e sintetizzarlo, ecco che quest’ultime, sono attività da svolgere prima ed hanno una priorità più alta.

Per più efficace, invece, si intende ad esempio, l’imparare quelle nozioni che sai ti porteranno l’80% del risultato. Se non hai delle priorità ben definite, o non ci avevi pensato e adesso puoi farlo.

Se poi non ti è semplice definire le tue priorità, i casi potrebbero essere tre:

  • Nel primo caso, potresti avere un obiettivo, ma non aver pianificato in modo corretto, le attività da intraprendere per portarlo a termine. In questo caso ti potrebbe essere utile, un’articolo nel quale parlo di come progettare un obiettivo, che puoi trovare cliccando qua.
  • Nel secondo caso, potresti non avere un obiettivo chiaro da seguire, oppure lo hai formulato in maniera non corretta. Ecco perchè in questo caso potrebbe esserti utile, riprogettare il tuo obiettivo in modo chiaro. In questo caso trovi l’articolo in cui ne parlo cliccando qui.
  • Ultimo caso, potresti non avere degli obiettivi a medio lungo termine e quindi non sapere in maniera chiara cosa vuoi. Un pò come è capitato a me, che per alcuni anni, mi sono mosso a “zig e zag” prima di arrivare a capire ciò che volevo. In questo caso, ho parlato di un’esercizio che ti può aiutare a definire obiettivi a medio e lungo termine in un articolo che trovi cliccando qua.

Se invece hai difficoltà nel definire le tue priorità, e non ricadi in nessuno di questi casi, fammi sapere quale è il tuo caso!

2.Crea una visione di insieme delle priorità

L'immagine rappresenta una lavagna con una serie di attività per gestire il proprio tempo ed i propri progetti dando le giuste priorità.

Una cosa che mi ha aiutato molto nel gestire meglio il mio tempo, è stata quella di crearmi una visione, di tutte le attività che devo portare avanti, suddivise per aree di interesse o progetti.

Avere una visione a colpo d’occhio, di tutti i progetti e delle varie attività, collegate ad ogni progetto, mi fa risparmiare un sacco di tempo.

Io utilizzo una lavagna, divisa per progetti, e l’area di ogni progetto, contiene le attività che devo portare a termine per quello specifico progetto.

Ad esempio, c’è l’area dedicata alla formazione, dove ci sono i miei progetti di studio, l’area dedicata alla casa dove ci sono progetti e attività di casa, insomma, ogni area ha più progetti ed ogni progetto ha una sua priorità e una serie di attività al suo interno.

Questo mi permette di alleggerire la mente e di ottimizzare il mio tempo nell’organizzare le attività e la mia giornata, la sera quando programmo il giorno successivo.

Può essere utile, se si hanno più progetti da portare avanti o se non ci risulta semplice stabilire le varie priorità e organizzare il tempo. Se poi vuoi saperne di più sul metodo che utilizzo io, ne ho parlato in un’articolo che trovi cliccando qua.

3. Fai una cosa per volta

Altro mio grande errore, il mio tanto amato Multitasking.

Una volta, credevo fosse un metodo geniale e il migliore per fare le cose, non mi accorgevo però che faticavo e che la mia attenzione si disperdeva.

Infatti, è stato dimostrato ormai da diversi studi che il Multitasking non fa altro che disperdere le nostre energie. Ed è stato anche dimostrato che nel lungo periodo può far diminuire il nostro QI.

Quindi, rimani focalizzato su una cosa e togli tutte le distrazioni. Togli il telefono, le notifiche e qualunque distrazione che possa attirare la tua attenzione, anche per pochi secondi, perchè nel momento in cui distogli l’attenzione da ciò che stai facendo, ti servirà altro tempo ed altra energia, per tornare a quel livello di attenzione.

Scegli bene, scegli il “Onetasking”. 🙂

4.Pianifica con l’agenda

L'immagine rappresenta un'agenda con una penna per pianificare il proprio tempo e le proprie attività.

Una cosa che per me fa la differenza, è quella di inserire le attività da svolgere, all’interno dell’agenda, riservando dei blocchi temporali, specifici per quell’attività.

Per farlo, puoi definire il tempo necessario a svolgere ogni attività che stai per inserire nell’agenda e quando la inserisci, metti in modo semplice, l’orario in cui credi di iniziarla e quello in cui credi di terminarla.

Puoi pianificare con l’agenda, la sera prima o la mattina stessa, l’importante per essere produttivi è iniziare la giornata con una corretta pianificazione.

Questo ti farà avere chiaro il tempo da dover dedicare a quell’attività e ti farà stare più attento al tempo che dedicherai a quell’attività, aiutandoti in alcuni casi, anche ad essere più veloce.

Quindi, non procrastinare e utilizza un’agenda! Se poi non ce l’hai, trova il tipo di agenda che si adatta meglio a te ed alle tue necessità.

Io ad esempio ho preferito un’agenda cartacea settimanale, per avere una visione completa di tutta la settimana. Ne ho scelta una con all’interno anche un calendario mensile, per poter pianificare anche gli obiettivi, ed i vari micro obiettivi, da raggiungere.

Poi ce ne sono diverse, anche giornaliere o digitali. Se poi hai necessità simili alle mie, o vuoi vedere l’agenda che utilizzo io, la trovi su Amazon cliccando qui.

5. Prenditi delle pause

Una cosa importantissima, che io non facevo mai, è quella di prendersi delle pause e di evitare le lunghe tirate.

Fare delle pause, è importante perchè ci fa recuperare le energie, per essere poi più produttivi e creativi, quando riprenderemo a lavorare.

Secondo uno studio, il metodo di lavoro più efficace, è quello di effettuare 52 minuti di lavoro e 17 di pausa, poi in realtà, io credo che sia molto soggettivo da persona a persona e che possono bastare anche 5\10 minuti ogni ora.

Trova il tuo ritmo, ma l’importante è fare delle pause e non fare il mio stesso errore che credevo che senza fermarmi, avrei lavorato di più!

6. Impara a dire di no

Un’altra cosa importante per gestire meglio il nostro tempo, è quella di imparare a dire di no.

Per te magari può non essere un problema, ma per me, negli anni è stata una cosa che mi ha rallentato molto.

Il fatto di voler aiutare le altre persone, mi portava spesso a posticipare i miei impegni, per aiutare gli altri, ma questo non faceva altro che allontanarmi dalle mie priorità e farmi “perdere tempo“.

Negli anni ci ho poi lavorato e sono riuscito a sviluppare un sano egoismo.

Un metodo che ho inziato ad utilizzare, è stato quello di non dire “si” troppo in modo troppo rapido, ma di iniziare a direnon so se riesco, te lo faccio risapere“, così da poter rivalutare la cosa, in un secondo momento.

Se poi vuoi più informazioni sull’imparare a dire di nò, un libro che ti consiglio perchè porta diversi casi di persone che cedono al dire di sì, lo puoi trovare su Amazon cliccando qua.

Altrimenti, trovi un articolo nel quale ho parlato del sano egoismo e di come dire di no, cliccando qua.

7.Non iniziare attività che non hai pianificato

L'immagine rappresenta un calendario nel quale pianifichiamo le attività che devono essere portate avanti per gestire al meglio il nostro tempo.

Un’altra cosa che facevo spesso, era quella di farmi trasportare dai miei interessi. Avendone molti infatti, mi capitava spesso di essere trasportato e di scordarmi ciò che avevo pianificato.

Se capita anche a te, una cosa che per me è stata utile, è stata quella di segnarmi subito in un’agenda, o in un’applicazione, quella cosa che ho visto e mi interessa, quell’idea che mi è venuta in mente, o quell’argomento che ho visto e che voglio approfondire.

Questo mi è utile per liberare la mente e per sfruttare anche meglio il tempo. Dato che poi, dedicherò un momento specifico, a controllare ciò che ho segnato durante il giorno o i giorni, mettendolo però a confronto con le altre attività che voglio portare avanti, e dandogli quindi una certa priorità a mente più fredda.

In genere questo momento, coincide con la sera quando programmo il giorno successivo.

Vado infatti a rileggere le cose che mi sono segnato, e se mi sono utili le incasello nei vari progetti che ho nella lavagna, di cui ti parlavo prima. Se sono inutili invece le cancello.

Se ti piace provalo e fammi sapere! 🙂

Riflessione e link utili per proseguire

Io credo che la cosa bella, sia sperimentare e imparare, perchè siamo tutti diversi, poi certo ciò che per me è stato utile lo può essere anche per te.

Se però prendiamo le informazioni e le rielaboriamo, se le modifichiamo, se le sperimentiamo su noi stessi e creiamo un nostro metodo, creiamo una nuova forma di conoscenza, e qualcosa di unico che può portare risultati ancora mai visti.

Ecco perchè ti incentivo a prendere spunto da più persone, di provare più strategie e poi di mixarle fra loro elaborando la tua, poi vedi te insomma.

Se poi può esserti utile un metodo ben definito dal quale prendere altri spunti per gestire meglio il tuo tempo, puoi trovare la presentazione di un videocorso, che ti fornisce un vero e proprio piano operativo da mettere in atto cliccando qui. All’interno trovi anche le prime lezioni gratuite.

E’ un corso impegnativo ma ti insegnerà molto. Se invece non vuoi un metodo ma vuoi degli spunti per migliorare, la gestione del tuo tempo, un libro semplice e completo con un prezzo accessibile, lo trovi su Amazon cliccando qua.

Mentre se sei già bravo nella gestione del tempo, ma ti capita spesso di procrastinare o di rimandare le tu attività, ho parlato di come superare la procrastinazione in un articolo che trovi cliccando qui.

Concludendo

Concludendo amico Walker, metti in pratica i suggerimenti che trovi in questo articolo e fammi sapere come va.

Fammi sapere poi se commettevi qualche errore prima di leggere l’articolo, o se hai qualche difficoltà particolare che non riesci a superare e che ti impedisce di gestire meglio il tuo tempo.

A presto Walker!

Un abbraccio.

Francesco.

 

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