Come sviluppare una visione di insieme per progetti e attività

Quando abbiamo molti progetti, obiettivi o impegni diversi fra loro, può esserci molto utile sviluppare una visione d’insieme, così da averli tutti sotto controllo e fare in modo di gestirli al meglio.

Andiamo quindi a vedere in questo articolo, perchè può essere utile una visione d’insieme e come svilupparla,

Perchè tengo una visione di insieme

Rappresenta una lavagna con tante attività per sviluppare una visione di insieme.

Io lo faccio perchè ho molti interessi, obiettivi e progetti, mi piace sviluppare competenze in diverse aree ed ho delle scadenze quotidiane, come hanno tutti.

Ho creato quindi la mia visione d’insieme, perchè in passato avevo così tante cose per la testa che non riuscivo a dargli una priorità e spesso succedeva o che mi scordavo qualcosa, o che davo priorità ad attività che non dovevano averla.

Risultato?

Non sapevo mai a che punto ero e avevo una tremenda confusione in testa. :\

Finchè, modifica dopo modifica, ho trovato il mio metodo con il quale riesco a capire a che punto mi trovo nei vari progetti con una rapida occhiata e riesco a dare priorità alle attività in modo molto più rapido, migliorando così anche l’organizzazione della mia giornata.

Ora, non sò se sarà funzionale anche per te dato che siamo tutti diversi, tuttavia puoi trovarlo descritto qua sotto e magari puoi prendere qualche spunto utile. 🙂

1. Definisci le attività

La prima cosa è quella di definire le attività da portare avanti, per farlo puoi utilizzare dei post-it o dei foglietti di carta nei quali scrivere le singole attività.

Le attività possono derivare dalle attività necessarie allo sviluppo di un progetto, da impegni quotidiani, da interessi o da idee che ti vengono durante la giornata e che io personalmente salvo in dei promemoria per non perderle.

Ci può essere però anche il caso che tu abbia un obiettivo o un progetto che non sia pianificato con le necessarie attività e che quindi è solo un risultato nella tua mente.

Facciamo un esempio…

Se vuoi essere bravo in inglese, è un progetto che va definito e vanno create le varie attività siamo d’accordo?

Oppure se vuoi perdere 10 Kg, è un risultato che vuoi ottenere e per il quale vanno pianificate le varie azioni da fare. Ok?

Ecco, in questi casi prima di sviluppare una visione d’insieme devi prima scomporre il risultato in step intermedi e attività…

Se vuoi un aiuto nel farlo, trovi l’articolo nel quale ne parlo cliccando qui. (Vai a leggerlo e torna qua appena hai fatto)

Se invece hai già tutte le tue attività pianificate, continua pure a leggere..

2. Identifica un orario fisso per riorganizzare

Il secondo step, è quello di trovare un orario nel quale andare ad aggiornare i tuoi progetti, ricontrollare tutti i promemoria o le idee che ti sei appuntato in quel giorno e le attività fatte e da fare.

Avere uno specifico momento ti sarà molto utile per sviluppare l’abitudine ad organizzare e per non cadere nella tentazione di progettare, quando stai facendo altre cose. (Cadendo così nella procrastinazione :\)

Infatti, quando si ha un momento ben specifico in cui fare qualcosa, il nostro cervello è come se si “arrendesse” dal farci venire quel pensiero in altri momenti, perchè sa già quando dovrà essere svolta quell’attività.

Perciò trova il tuo momento!

Io ad esempio lo faccio la sera prima di andare a letto quando ricontrollo la giornata passata e pianifico la giornata successiva.

Guardo le attività svolte, i promemoria con le idee e tengo quelli che per me sono importanti.

Li scrivo poi in dei foglietti e aggiungo asseconda dei casi, il giorno entro il quale devono essere portati a termine, o il tempo che mi servirà per effettuare quello specifico compito, se non hanno una vera e propria scadenza.

3.Utilizzare una lavagna

La lavagna per me è stata “la salvatrice”, avere una lavagna nella quale attaccare tutti i miei post-it, mi dà la possibilità di avere una visione di insieme ottimale, per ogni mio progetto.

Rappresenta la lavagna che può aiutare una persona a sviluppare una visione d'insieme progettando tutte le varie attività.

In pratica puoi dividere la lavagna in più spazi, ed ogni spazio raffigura un progetto un obiettivo, o un’area di interesse. (Se ti stai chiedendo che tipo di lavagna, la trovi alla fine dell’articolo)

All’interno di queste aree puoi andare poi ad inserire le tue attività, i post-it oppure i foglietti.

Ad esempio io ho suddiviso la mia lavagna in corsi da fare, progetti online, attività di casa, Salute fisica, Investimenti ecc..

Ognuna di queste parti può essere poi risuddivisa in altre parti se necessario, o vi possiamo inserire direttamente i vari compiti, le varie attività o i vari micro obiettivi che vogliamo portare a termine per quello specifico progetto.

Ovviamente poi ogni area avrà una determinata priorità, in funzione dei miei obiettivi e dell’urgenza della giornata, ed ogni singola attività avrà la sua priorità, fra le altre attività.

Ad esempio…

I corsi da fare avranno una priorità maggiore, nel momento in cui quella conoscenza, diventerà importante da acquisire per un mio progetto.

Questo poi starà a te valutarlo di volta in volta.

4. Organizzare la giornata

Quando poi arrivo alla sera che devo organizzare la giornata del giorno dopo, prendo le attività nella lavagna e scelgo quelle che per i miei obiettivi, devono essere portate a termine prima.

Le sistemo in agenda con orario di inizio e fine e sposto il foglietto dell’attività dall’area della lavagna in cui era, ad un’area che si chiama “in azione”, che è un’area apposita della lavagna, nella quale metto i foglietti che porterò avanti il giorno successivo.

Questo mi serve per poi la sera andare a togliere quell’attività dalla lavagna, se l’ho portata a termine, o altrimenti posso lasciarla li e continuare a lavorarci il giorno dopo.

E’ molto soggettiva quest’ultima parte e non è fondamentale, ma a me da una certa gratificazione, arrivare la sera ed aver tolto tutte le attività dall’azione. 😀

E’ un metodo che oltre ad essere utile mi ha fatto anche capire il reale valore del tempo.

Vedere infatti così tante cose da fare alla lavagna mi fa comprendere che non posso farle tutte e mi stimola un “senso di urgenza”, che inconsciamente mi aiuta ad essere più produttivo, ed a valorizzare di più il mio tempo.

Se ti stai chiedendo che lavagna utilizzare, ti dico che può essere molto soggettivo, va in base ai progetti e a come ti trovi meglio tu.

Io ad esempio non amo i cancellaticci e le cose appiccicate, infatti utilizzo una lavagna abbastanza grande, con il fondo in sughero, per attaccare bene i miei post-it e per farci rientrare tutti i miei progetti e le mie attività. Se vuoi vederla, la trovi su Amazon cliccando qua.

Altrimenti su Amazon puoi trovare tanti altri tipi di lavagne, dalle più grandi alle più piccole e oblique. Se vuoi dargli un’occhiata clicca qua.

Come hai visto questo è il mio metodo che sono sicuro portà esserti utile o fornirti diversi spunti per costruirti il tuo…

Il metodo può essere soggettivo, ma credo che per agire in maniera efficace, l’importante sia avere una visione d’insieme!

Perciò non perdere tempo e agisci! 😛

Concludendo

Concludendo amic* Walker, se ti va fammi sapere che che metodo utilizzi per la tua visione d’insieme e se hai trovato dell’ispirazione in questo articolo o se qualcosa non ti è chiaro.

Scrivimelo pure nei commenti o sui social!

A presto!

Un abbraccio.

Fra.

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